Praca zdalna na nowych zasadach. Zwrot kosztów prądu, kontrole trzeźwości i inne – to musisz wiedzieć

Od czasu pandemii koronawirusa praca zdalna stawała się coraz bardziej popularna. Teraz ten typ wykonywania obowiązków służbowych doczekał się regulacji prawnych w Kodeksie pracy. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące nowych przepisów.

Praca zdalna – od kiedy obowiązują nowe przepisy?

Przepisy o pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku. Stało się to więc tuż przed długim, świątecznym weekendem i mogło umknąć wielu osobom.

Zmiany w Kodeksie pracy obejmują przede wszystkim wprowadzenie definicji pracy zdalnej, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy. Ustawa w pełni reguluje kwestie związane z pracą zdalną dotychczas określone w tzw. specustawie COVID-owej – oraz takie, których w niej brakowało. Dotyczy to m.in. zwrotu kosztów za energię elektryczną.

– mówi minister Marlena Maląg, minister rodziny i polityki społecznej.

Praca zdalna – kiedy jest możliwa, a kiedy obowiązkowa?

Przejdźmy do konkretów. Co dokładnie wynika z przepisów o pracy zdalnej?

• Praca zdalna może być wykonywana z więcej niż jednego miejsca, o ile miejsca te będą za każdym razem uzgadniane z pracodawcą. Można zatem np. jednego dnia pracować z domu, a drugiego z kawiarni.
• Pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony m.in. przez:
  • pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności
  • pracownicę w ciąży
  • pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia,
  • pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie, o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności
• Wyjątek od powyższych przypadków stanowi sytuacja, w której nie jest możliwe zezwolenie pracownikowi na pracę zdalną ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy. Pracodawca ma wtedy 7 dni na poinformowanie pracownika o przyczynie odmowy.
• Pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną bez uzgadniania z nim tego faktu:
  • w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu
  • w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenie miejsca pracy na skutek pożaru)
• Wspomniane polecenie jest możliwe, jeśli pracownik bezpośrednio przed jego wydaniem złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Odwołanie pracownika z pracy zdalnej, zwrot kosztów za prąd, zapewnienie sprzętu do pracy

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej odniosło się również do sytuacji związanych z odwołaniem pracownika z pracy zdalnej oraz rozliczania kosztów zużycia energii.

• W przypadku wykonywania pracy zdalnej z polecenia pracodawcy, pracodawca może w każdym momencie wycofać polecenie wykonywania obowiązków zdalnie z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.
• Do zaprzestania wykonywania obowiązków zdalnie może dojść także w przypadku rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia. Szczegóły znajdują się na stronie MRiPS.
• W przypadku uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę co do zasady nie ma możliwości cofnięcia zgody na pracę zdalną i nakazania pracownikowi powrotu do biura.
• Pokrywanie przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej może się odbywać w formie ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu i musi stanowić element wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu bądź porozumienia z pracownikiem, jeśli nie ma regulacji wewnątrzzakładowych.
• Obowiązkowe pokrycie kosztów przez pracodawcę dotyczy energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Pracownikowi nie będą więc przysługiwały pieniądze za zużycie wody lub użytkowanie powierzchni w domu, chyba że zwrot takich kosztów zostanie przewidziany w wewnątrzzakładowych aktach prawnych.
• Bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej pracownik musi złożyć oświadczenie o posiadaniu odpowiednich warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w tej formie. Pracodawca ma obowiązek pokryć inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu.

Praca zdalna okazjonalna i kontrole trzeźwości

Co Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przekazało na temat okazjonalnej pracy zdalnej?

• Wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla pracodawcy, pracodawca może odmówić jego uwzględnienia.
• Wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie wynosi nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym i jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika (wymiaru etatu), a także liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę w tym trybie.

Jakiś czas temu duży rozgłos zdobyły potencjalne kontrole trzeźwości zdalnych pracowników.

Nie wydaje się możliwe, by pracownicy wykonujący pracę zdalną spełniali przesłanki objęcia kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, kontrole takie można przeprowadzić, gdy są niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia.

Co do zasady praca zdalna jest wykonywana przez pracowników za pomocą urządzeń teleinformatycznych i nie niesie za sobą wysokiego ryzyka dla zdrowia, życia czy mienia.

Gdyby jednak pracownicy wykonujący pracę zdalną spełnili przesłanki zawarte we wprowadzanych przepisach, mogą zostać objęci odpowiednią kontrolą, bo to pracodawca ustala grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą i sposób jej przeprowadzenia.

– czytamy w komunikacie Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej.

Podsumowując, kontrole trzeźwości zdalnych pracowników w związku z nowymi przepisami są możliwe, choć można się spodziewać, że będą stanowiły wyjątek, a nie regułę.

źródło: MRiPS, zdjęcie główne: Austin Distel/Unsplash