Innowacje technologiczne napędzają rozwój świata, w którym żyje człowiek od setek lat, a ich tempo stale rośnie. W ciągu ostatnich dwóch stuleci przeszliśmy od maszyn napędzanych parą i rewolucji przemysłowej do Internetu i ery informacyjnej, a światowa sieć internetowa łączy teraz niemal każdy zakątek globu. Dzięki takiemu postępowi, nasze miejsca pracy ewoluowały. Sposób w jaki pracujemy, a także gdzie znajduje się nasza praca jest teraz bardzo różny – podobnie jak narzędzia, których używamy do komunikacji z naszymi kolegami. Smartfon w pracy pełni obecnie znaczącą rolę w komunikacji.
Narzędzia komunikacji w pracy
W pierwszej kolejności komputery zmieniły miejsce pracy i sposób, w jaki pracujemy. Następnie Internet poszedł o krok dalej, umożliwiając współpracę w czasie rzeczywistym między pracownikami w każdym zakątku świata. Z kolei smartfony i 4G LTE oznaczają, że możemy pracować z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie, w tak zwanej gospodarce zawsze działającej. Oczywiście te postępy stworzyły pewne wyzwania dla skutecznej komunikacji. Miejsca pracy stały się bardziej rozproszone, na przykład prowadząc do opracowania narzędzi współpracy w czasie rzeczywistym, które pomagają zespołom lepiej współpracować.
Zobacz także: Windows 10 z nową, świetną funkcją już w maju!
Smartfon w pracy – wszystko zaczęło się od notatki
Na przełomie XIX i XX wieku listy były (zresztą już od kilku stuleci) podstawą ludzkiej komunikacji. W świecie biznesu listy były formalnymi, opisowymi wiadomościami, używanymi głównie do komunikacji ze stronami zewnętrznymi – klientami. Z uwagi, że listy nie były najskuteczniejszą metodą komunikacji, notatki stały się powszechne w miejscu pracy do lat 20. XX wieku. Notatka (memo) jest krótszą formą słowa memorandum, którego łacińskie znaczenie przekłada się na „coś do odnotowania” lub „coś, co należy przypomnieć”. Oznacza to, że były one krótsze i bardziej nieformalne niż listy, a użycie żargonu było dopuszczalne – czyniąc je idealnymi do użytku wewnętrznego. Zostały one wykorzystane do stworzenia „papierowego śladu” do wykorzystania w przyszłości, przede wszystkim w przypadku takich działań, jak żądanie określonych informacji od kolegów, odpowiadanie na poprzednie pytania, udostępnianie nowych informacji lub udzielanie instrukcji.
Notatki były zazwyczaj pisane i zamykane w „kopertach trasujących”, które miały być odebrane, przetworzone, posortowane i dostarczone przez urzędników pocztowych – oznaczające erę bezpośrednich instrukcji, a nie zwykły dialog. Notatki miały również negatywne oblicze. Przykładowo, rzadko były wykorzystywane do dostarczania pozytywnych, podnoszących na duchu informacji i były w dużej mierze związane z pasywnymi agresywnymi agencjami biurowymi. Co ważniejsze, notatki były nadal powolnym środkiem komunikacji i wymagały od firm obsługi poczty w każdym biurze.
Masz maila – król komunikacji w pracy
Może to zabrzmieć dziwnie, ale e-mail faktycznie pojawił się przed pojawieniem się Internetu, a najwcześniejsze formy wiadomości elektronicznych były opracowywane po raz pierwszy w latach 60. XX wieku dla systemów współdzielenia czasu, takich jak DTSS. Rewolucja pecetów i narodziny Internetu pomogły e-mailom stać się podstawowym środkiem komunikacji w pracy. Firmy zaoszczędziły pieniądze na papierze i pokojach pocztowych. Pracownicy mogą wysyłać i odbierać informacje do jednej lub wielu osób, a e-maile mogą być drukowane i udostępniane fizycznie, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Kilka dekad później e-mail jest nadal królem komunikacji w miejscu pracy. Według badania z 2018 r. ponad 3,8 miliarda ludzi korzysta obecnie z poczty elektronicznej – ponad połowa ludności świata – wymieniając ponad 293 miliardy e-maili dziennie. W nowoczesnym miejscu pracy przeciętny pracownik otrzymuje około 121 e-maili i codziennie wysyła 40 e-maili biznesowych.
Jednak nawet poczta elektroniczna jest zbyt wolna dla współczesnego biznesu. Dzisiejszy e-mail jest zasadniczo taki sam jak notatka lub list z lat 60. (z wyjątkiem szybszej dostawy), a wątki z wieloma osobami wysyłającymi odpowiedzi co kilka minut w celu omówienia projektu mogą szybko stać się mylące i długotrwałe. Jednak dzięki technologii udało nam się pójść o krok dalej.
Smartfon w pracy, czyli wiadomości błyskawiczne
Dzięki narzędziom do czatu zespołowego, takim jak Flock, Slack i Microsoft Teams, firmy mogą komunikować się w czasie rzeczywistym z dowolnego zakątka świata. Chociaż wcześniej postrzegano je jako zbyt nieformalne i rozpraszające uwagę, narzędzia do współpracy w miejscu pracy, które umożliwiają komunikację błyskawiczną są teraz na porządku dziennym, umożliwiając skuteczną komunikację biznesową i sprzyjając kulturom przyjaznym nauce.
Rzeczywistość jest taka, że zespoły czatowe sprawiły, że nowoczesne miejsca pracy są szczęśliwsze, bardziej otwarte i bardziej produktywne, usuwając wszelkie bariery skutecznej i natychmiastowej komunikacji. Dzięki rozmowom indywidualnym, rozmowom grupowym w kanałach, rozmowom wideo i udostępnianiu plików, nowoczesne narzędzia do czatów zespołowych oferują niemal wszystko, czego pracownicy potrzebują do efektywnej komunikacji i współpracy. Najlepsi integrują się także z innymi aplikacjami i usługami biznesowymi, umożliwiając pracownikom pracę w jednym miejscu, w tym także na smartfonie.
Czy to oznacza, że e-mail jest martwy? Ani trochę. E-mail nadal ma do odegrania kluczową rolę, zwłaszcza jeśli chodzi o bardziej rozbudowane dyskusje, w których niezbędne jest ustalenie kontekstu. Technologia, która sprzyja komunikacji to urządzenia mobilne. Smartfon w pracy może obsługiwać zarówno maile, jak i aplikacje do komunikacji biznesowej. Rzeczywistość jest taka, że czat zespołowy i e-mail mogą doskonale współistnieć, aby umożliwić efektywną komunikację w czasie rzeczywistym i asynchroniczną komunikację w miejscu pracy. Natomiast profesjonalnie przygotowana stopka w wiadomościach mailowych każdego z pracowników to doskonała wizytówka firmy.
Patrząc w przyszłość, smartfon w pracy powinien również wspierać funkcje, które umożliwiają szefom dostarczanie informacji o ich absencji, w szczególności, jeśli dotyczy to pracy na odległość. Dzięki temu szef będzie wiedział, kiedy współpracownicy są poza domem, co umożliwi oddzielenie godzin pracy od czasu z naszymi bliskimi. Technologia pomogła znacznie rozszerzyć nasze możliwości w pracy. Odpowiednie narzędzia są dostępne dla każdej firmy, która jest gotowa prowadzić znaczące i produktywne rozmowy ze swoim zespołem. Nowe możliwości komunikacyjne będą stawać się bardziej intuicyjne w nadchodzących latach.
Źródło: techradar, własne