Stopka we wiadomościach e-mail jest bardzo istotnym, ale często zaniedbywanym elementem komunikacji. Tymczasem może ona zawierać szereg informacji, pozwalających na łatwiejszy kontakt, lepiej opisuje nadawcę wiadomości i firmę, dla której pracuje, buduje rozpoznawalność marki i wpływa na wiarygodność. W myśl zasady jak cię widzą, tak cię piszą, dobrze przygotowana stopka ma istotny aspekt wizerunkowy i zostawia po sobie pozytywne pierwsze wrażenie.
Jak ustawić stopkę w Outlooku – spis treści
Co powinna zawierać stopka w wiadomości e-mail?
W stopce można zamieścić takie informacje jak:
- imię, nazwisko, dane kontaktowe, zdjęcie, krótki biogram,
- adres fizyczny firmy, logo, link do strony firmowej
- łącze do zapisania się lub rezygnacji z subskrypcji newslettera,
- informacje o przetwarzaniu danych osobowych,
- przyciski mediów społecznościowych.
Lepiej nie przeładować jej szczegółami i nieistotnymi, z punktu widzenia odbiorcy, informacjami. To przytłoczy adresata. Im prościej i przejrzyściej, tym lepiej. Podpis powinien mieć stonowane kolory, najlepiej spójne z firmową stroną internetową, oraz być dyskretny i elegancki.
Ile skrzynek i klientów poczty, tyle może być sposobów na wpisanie stopki/podpisu, ale zajmiemy się jedną z popularniejszych — Outlookiem.
Outlook na smartfonie
Jeśli korzystacie z poczty elektronicznej na smartfonie i niekoniecznie wykorzystujecie do tego systemową aplikację do odbierania maili, tylko zainstalowaliście aplikację Outlook ze sklepu Google Play lub App Store, wtedy należy wykonać następujące kroki:
- Otwórz aplikację Outlook na swoim telefonie i przejdź do ustawień.
- Przewiń w dół do sekcji „Podpis”.
- Wprowadź tekst, który chcesz umieścić w swojej stopce, ewentualnie można też wkleić grafikę i hiperłącza (Microsoft sugeruje też, aby skorzystać z gotowych szablonów, które można edytować za pomocą Worda i przekleić w pole stopki) i zapisz zmiany.
Outlook na komputerze
W przypadku wersji desktopowej aplikacji Outlook (którą pewnie mieliście zainstalowaną w ramach pakietu Office 365) wcale nie ma dużo więcej klikania:
Aby ustawić stopkę w Outlooku na komputerze, wykonaj poniższe kroki:
- Otwórz program Microsoft Outlook na swoim komputerze.
- Kliknij kartę „Plik” w menu głównym Outlooka.
- Kliknij „Opcje” i przejdź do sekcji „Poczta”.
- Znajdź sekcję „Utwórz i zmodyfikuj podpisy wiadomości” i kliknij przycisk „Podpisy”.
- W otwartym oknie wprowadź i sformatuj treść.
- Następnie kliknij „OK”.
Twoja stopka powinna być teraz wyświetlana w każdej nowej wiadomości, którą napiszesz w programie Microsoft Outlook na swoim urządzeniu. Jeśli do tej pory ie korzystaliście z tej aplikacji, przeczytajcie, dlaczego warto zainstalować Microsoft Outlook i dlaczego jest to jeden z polecanych klientów pocztowych na smartfonach.