Wielkie firmy inwestują w rozbudowane, drogie programy do kompleksowego prowadzenia księgowości, w tym fakturowania. A co w przypadku mniejszych firm czy jednoosobowej działalności, gdy fakturowanie i księgowanie nie jest tak skomplikowane? Czy tu również program do faktur jest niezbędny?
Program do faktur — spis treści
Najtańsza i najprostsza opcja polega na wystawieniu faktur ręcznie — można do tego wykorzystać nawet Excela. Przy małej licznie kontrahentów czy pojedynczych sprzedażach jest to wykonalne, zawsze jednak lepiej i wygodniej zautomatyzować pracę. W zasadzie przy dużych sprzedażach jest to nieodzowne. Ale nie celujcie od razu w najbardziej rozbudowane aplikacje i systemy — przy działalności na mniejszą skalę lepiej postawić na prostsze i bardziej intuicyjne rozwiązania do wystawiania faktur.
Tutaj w grę wchodzą programy do fakturowania w różnej formie. Mogą być instalowane na komputerze, w postaci programów webowych, do których wystarczy się zalogować, a nawet aplikacji na telefon i urządzenia mobilne. Swoje rozwiązania mają też banki — jako wsparcie przy prowadzeniu firmowych kont. Są tu rozwiązania bezpłatne — najczęściej o ograniczonej funkcjonalności, np. liczby faktur lub kontrahentów — oraz wersje płatne. Przestawimy wam wybrane opcje pod kątem prowadzenia jednoosobowej działalności i małej firmy.
Co powinien oferować program do faktur?
Jest wiele programów, które mają ułatwić rozliczanie się firmą. Oczywiście podstawą jest możliwość wystawiania różnorodnych dokumentów księgowych: przede wszystkim faktur VAT, ale i paragonów czy rachunków. Takie funkcje jak stworzenie bazy kontrahentów, a także powiązanie określonych usług czy produktów wraz z poprawnymi stawkami VAT pozwoli uniknąć błędów oraz usystematyzować i zautomatyzować pewne czynności, a w konsekwencji zaoszczędzić czas i pieniądze.
Oprócz wystawiania faktur (oraz możliwości ich edytowania) ważne jest, ale program miał możliwość tworzenia bazy danych i był w stanie wygenerować JPK (Jednolity Plik Kontrolny). Dobrze, jeśli jest w stanie połączyć się z GUS (wtedy wystarczy wpisać NIP, aby pobrać dane kontrahenta) i dodać logo firmy na dokumentach. Ważna jest też liczba dokumentów, które można wystawić — faktura zwykła to jedno, ale przecież wystawia się też fakturę zaliczkową, uproszczoną, cykliczną, pro forma i in.
W przypadku międzynarodowej działalności nieodzowne jest wystawianie faktur w języku obcym i z obcą walutą. Warto też wybrać program z prostym i intuicyjnym interfejsem (już samo prowadzenie działalności jest skomplikowane, po co utrudnić sobie życie). Program powinien też dawać możliwość powiązania z innym aplikacjami (co ma znaczenie, gdy np. prowadzicie działalność na Allegro lub macie sklep internetowy) oraz udostępniać wersję do korzystania na smartfonie (optymalnie w postaci aplikacji).
Aplikacja rządowa
e-mikrofirma
Bezpłatny program do faktur, na który zdecydowanie musicie zwrócić uwagę, to e-mikrofirma. To udostępniane przez Ministerstwo Finansów bezpłatne narzędzie, w którym można wystawiać faktury (także VAT), na podstawie których są tworzone ewidencje, a potem deklaracje i rozliczenia w postaci dokumentów JPK. Zalogowanie do aplikacji możliwe jest za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub bankowości elektronicznej.
System będzie miał dla przedsiębiorców wiele zalet — nie tylko to, że jest bezpłatny, ale oferuje w pakiecie najważniejsze mechanizmy i opcje i w teorii powinien być zgodny z najnowszymi przepisami — system jest już dostosowany do obsługi faktur KSeF.
Aplikacje desktopowe
Instalowane na komputerze programy od lat były najpopularniejszym narzędziem do prowadzenia firmowej księgowości oraz wystawiania faktur. Choć obecnie tracą na znaczeniu na rzecz aplikacji webowych oraz dostępnych na smartfony, to wciąż dla wielu osób będą wygodniejszym rozwiązaniem. I niekoniecznie ograniczają się tylko do działania na komputerze — wiele z nich działa też jako wersje webowe czy aplikacje na smartfony.
Data Faktury
Gdy kilka lat temu prowadziłam jednoosobową działalność gospodarczą, sama szukałam prostego, najlepiej bezpłatnego programu do wystawiania faktur. Zatrudniałam księgowego, więc nic bardziej rozbudowanego nie było mi potrzebne. I w moim przypadku świetnie sprawdził się bezpłatny wariant aplikacji Data Faktury (tj. wersja Lite).
Nie wiem, czy Data Faktury jest najlepszą aplikacją do faktur, ale zaczęłam od niej, ponieważ z powodzeniem przez kilka lat służyła mi podczas prowadzenia działalności. Ale zaznaczam, że chodziło wyłącznie o wystawianie 2-3 faktur miesięcznie — nic bardziej skomplikowanego.
Oczywiście wraz z każdą wersją funkcje są bardziej rozbudowane — warto dodać, że podane wyżej ceny, tj. opłata za zakup licencji jest jednorazowa dla danej firmy — aktualizacje są bezpłatne, a sama licencja jest bezterminowa.
Symfonia
Symfonia jest znana na polskim rynku od lat — tworzy oprogramowanie dla biznesu od ćwierć wieku. Program pozwala na samodzielnie prowadzenie rachunkowości w formie pełnej księgowości, księgi przychodów i rozchodów, ryczałtu ewidencjonowanego i karty podatkowej.
Firma oferuje również wiele dodatkowych usług, takich jak wsparcie doradców i szkolenia, a z programu można korzystać zarówno on-line, jak i desktopowo. Jednak jest to opcja raczej dla istniejących, większych firm — choćby z uwagi na koszty.
Mega-Tech
Program do fakturowania Mega-Tech to kolejne oprogramowanie stworzone z myślą o bardziej doświadczonych użytkownikach, które posiada wiele opcji personalizacji. W najprostszej wersji pozwoli na wystawienie podstawowych dokumentów księgowych lub przygotowanie kartoteki klientów i towarów. Faktura Small Business od Mega-Tech dostępna jest w trzech różnych wersjach i przedziałach cenowych.
Program nie jest dostępny w aplikacji mobilnej ani wersji online. Aby z niego skorzystać, należy zainstalować go na komputerze.
Ewa – Faktury
Ewa – Faktury to program w wersji podstawowej, przeznaczony do generowania i wysyłki dokumentów sprzedażowych. Umożliwia także generowanie plików JPK, JPK_FA, tworzenie bezy produktów i kontrahentów, tworzenie wybranych zestawień i analiz, a także eksport dokumentów do programu księgowego Ala. Tak wygląda cennik opisywanego programu.
Narzędzia do fakturowania online
Dla mikroprzedsiębiorstw i osób prowadzących JDG znacznie lepszym rozwiązaniem mogą być aplikacje webowe. Oto wybrane rozwiązania.
FakturaXP.pl
To jeden z programów, które oferują darmową wersję wystarczającą dla działalności na niewielką skalę — umożliwia wystawienie do 10 faktur miesięcznie, choć możliwych do wystawienia jest ponad 30 różnych dokumentów. Program dostępny jest także w wersji dla księgowych oraz w wariancie uwzględniającym zarządzanie magazynem.
Płatność za aplikację — o ile zdecydujecie się na płatną opcję — to zaledwie 9 złotych miesięcznie lub 19 złotych za miesiąc w opcji z magazynem.
Fakturownia.pl
Fakturownia.pl to popularne polskie narzędzie do fakturowania online. Oferuje możliwość tworzenia i wysyłania faktur, zarządzania płatnościami, generowania raportów i śledzenia stanu magazynu. Inne funkcje programu to zarządzanie finansami firmy, bezpośrednia wysyłka dokumentów do klienta przez e-mail czy opcje księgowania dla magazynów Istnieje również wersja darmowa, która pozwala na wystawienie limitowanej liczby faktur.
Aplikacja dostępna jest w wielu wariantach cenowych — w wersji bezpłatnej umożliwia wystawienie maksymalnie trzech faktur. Potem ceny zaczynają się od 8,99 złotych netto miesięcznie.
Melpe
Program do faktur online Melpe to wygodne narzędzie do pracy przy fakturowaniu sprzedaży i obsługi kontrahentów zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Można m.in. wybrać rachunek bankowy dla pojedynczego dokumentu, sprawdzić historię działań na konkretnej fakturze, a także wprowadzać zapłaty bezpośrednio podczas tworzenia dokumentów sprzedaży.
Melpe można testować bezpłatnie przez 30 dni, a po upływie tego okresu, jeśli aplikacja przypadnie wam do gustu, będziecie płacić 6,00 złotych miesięcznie, aby w pełni korzystać z programu.
Taxon
Taxon to intuicyjne i nowoczesne rozwiązanie do fakturowania. Aplikacja daje szereg możliwości, np.: przesyłanie dokumentów cyfrowych bezpośrednio do księgowego, automatyczne pobieranie danych z GUS, proste wyszukiwanie z filtrowaniem kryteriów oraz obsługę różnych dokumentów.
Aplikacja jest bezpłatna przez pierwsze 60 dni użytkowania. W tym czasie użytkownik może zdecydować, czy chce z niej korzystać. Można ją pobrać w Google Play lub w App Store. Jej koszt to 19 złotych za miesiąc.
To oczywiście nie wszystkie aplikacje, na które powinniście zwrócić uwagę. Warto sprawdzić też takie aplikacje jak Comarch ERP XT, InFakt czy wFirma. Praktycznie wszystkie aplikacje — czy to desktopowe, czy webowe — pozwalają na bezpłatne przetestowanie ich możliwości, z czego naprawdę warto korzystać. Może się okazać, że rozwiązania za kilka złotych lepiej sprawdzą się w naszej firmie niż rozbudowane pakiety za kilkaset złotych.
Część odnośników to linki afiliacyjne lub linki do ofert naszych partnerów. Po kliknięciu możesz zapoznać się z ceną i dostępnością wybranego przez nas produktu – nie ponosisz żadnych kosztów, a jednocześnie wspierasz niezależność zespołu redakcyjnego.