Zwykłem myśleć, że organizacja pracy jest tak istotnym fundamentem dla innych zadań, że nie mogę jej zlecić kilku aplikacjom na telefonie i komputerze. Ludzki umysł nie jest jednak idealny i czasem zdarza mu się o czymś zapomnieć. Dlatego też warto mu pomóc, by pozostałą energię przeznaczyć na bardziej kreatywne czynności. Pokażę Wam proste i darmowe narzędzia, dzięki którym i Wasza produktywność zaliczy większy wzrost niż inflacja w Polsce.
Spis treści
Sticky Notes — organizacja pracy od podstaw
Odkąd komputer stał się moim rzeczywistym narzędziem pracy, praktycznie pożegnałem się z zeszytem i długopisem. Długie notatki gromadziłem w dokumentach pochowanych po Dysku Google, lecz zawsze brakowało mi miejsca, w którym mógłbym zapisać coś tymczasowo, na brudno.
Zobacz też: Znamy szczegóły wielkich zwolnień w Microsoft. To koniec HoloLens oraz działu AR/VR
Wraz z przesiadką na Windows 10, dość szybko moją uwagę przykuło Sticky Notes. Absolutnie banalna aplikacja, która pełniła funkcję brudnopisu. Najpierw zapisywałem sobie w niej krótkie uwagi, odnoszące do recenzowanych gier lub sprzętów. Później jednak to ewoluowało w mój miniaturowy terminarz, gdzie wpisywałem daty oddania każdego z materiałów oraz ich tytuły.
Sticky Notes jest o tyle sympatycznym narzędziem, że synchronizuje wszystkie informacje z głównym kontem Microsoft. Oznacza to, że jeśli zalogujemy się na innym komputerze z systemem Windows, aplikacja pobierze z chmury nasze notatki i zawsze będziemy na bieżąco z tokiem myśli, jaki wcześniej przelaliśmy do tej miniaturki zeszytu. Na dłuższą metę, potrzeba jednak bardziej zaawansowanych narzędzi. Trudno z tego programu korzystać w inny sposób jak właśnie z roboczego brudnopisu, gdy nie mamy nic innego pod ręką.
Trello — bardziej dla zespołu niż dla jednostki
Pracując w jednej z grup redakcyjnych, natknąłem się na aplikację Trello. Tamtejsza organizacja pracy była na niej oparta, więc nie było innej rady — trzeba instalować! Jest to znacznie bardziej rozbudowane narzędzie do tworzenia list zadań, przeznaczone stricte dla zespołów. Przyznam szczerze, z opisywanych dziś programów, to również mój najmniej ulubiony. Trochę jednak z niego korzystałem, więc rozumiem przyczynę tego stanu rzeczy.
Przede wszystkim, Trello będzie najbardziej przydatne dla lidera bądź kierownika zespołu. Mając aktywne konta swoich podwładnych, ten za pomocą prostego systemu kart jest w stanie przypisywać zadania w taki sposób, aby każdy po zalogowaniu miał pełną świadomość tego, co znajduje się w kwestii jego obowiązków.
Co mnie więc tak zdenerwowało w Trello? Przede wszystkim zbyt duża ilość czasu, jaka jest wymagana od użytkownika przy pierwotnej konfiguracji. Ustalenie liczby i zastosowań etykiet, stworzenie kategorii i kafelków z zadaniami, przesuwanie kafelków między kategoriami w trakcie pracy. Czasami odnosiłem wrażenie, że choć ten program prezentuje się fenomenalnie, ikonek i opcji jest ostatecznie zbyt wiele, by w pędzie zadań nie zrobić zbędnego bałaganu.
O ile kompatybilność z linkami do platform społecznościowych, muzycznych i wideo jest imponująca, tak samo, jak system komentarzy pod każdym z zadań, gdzie członkowie zespołu mogą się wymieniać uwagami, tak dla mnie Trello urządza zbyt duży tłok na jednym oknie, by łatwo się w nim odnaleźć.
Nie oznacza to jednak, że Trello w ogóle mi nie pomogło. Istnienie tej aplikacji uświadomiło, że bardziej zaawansowana organizacja pracy jest rzeczywiście możliwa, lecz sam potrzebuję bardziej schludnego, minimalistycznego i czytelnego rozwiązania. To po raz kolejny znalazło się tuż pod moim nosem, i to całkowicie za darmo.
Microsoft To Do — minimalistyczny, audiowizualny pasek postępu nad zadaniami
Kiedy otworzyłem po raz pierwszy Microsoft To Do, zapisałem w nim zadanie, a po jego wykonaniu kliknąłem haczyk wydający dźwięk dzwoneczka, pomyślałem — TO JEST TO. Niczym najgłupsza małpa, potrzebowałem namacalnego dowodu ukończenia zadania. Paradoksalnie nie jest nim publikacja artykułu, a prosty efekt dźwiękowy, haczyk w kółeczku oraz przekreślony wpis w terminarzu.
Podobnie jak w przypadku Sticky Notes, Microsoft To Do również synchronizuje dane z głównym kontem Microsoft. Jeżeli zalogujecie się na innym komputerze, wszystkie zadania zostaną zgrabnie przeniesione do nowego stanowiska pracy. To jednak nie wszystko. Microsoft To Do jest również dostępne na smartfonach i tu również mówimy o synchronizacji. Tak naprawdę to był prawdziwy gamechanger.
Nagle zacząłem tworzyć nie tylko listy zadań na potrzeby pracy, ale również i prymitywne listy zakupów. Mało tego, rzeczywiście z nich korzystam w marketach i odhaczam produkty, jak tylko włożę je do koszyka. W ten sposób zapisuję również filmy do obejrzenia lub wyniki gier planszowych ze znajomymi, dla czystej statystyki.
Organizacja pracy w Microsoft To Do to również łatwość dodania kolejnego wydarzenia do listy. Wystarczy kliknąć przycisk Dodaj zadanie, wybrać datę planowanego ukończenia i gotowe, wszystko jest sortowane chronologicznie tak, by jasność priorytetów była zachowana. Mało tego, dla pewności możemy nadać gwiazdkę, by pamiętać o większej istotności konkretnego zadania.
Zobacz też: Lokalizacja Telefonu Google – jak namierzyć smartfon?
I tak naprawdę, pracując zdalnie i z grubsza samodzielnie, trudno mi sobie wyobrazić jeszcze inną aplikację, która mogłaby obecny proces usprawnić. Dlatego też tutaj oddaję pałeczkę Wam drodzy czytelnicy. Czy korzystacie na smartfonach lub na komputerach z innych narzędzi, które usprawniają Wam planowanie pracy i codziennego życia? Podzielcie się swoimi doświadczeniami, może wspólnie czegoś się nauczymy.
fot. ROMAN ODINTSOV z Pexels