Gmail to usługa, której nie ma potrzeby nikomu przedstawiać. Narzędzie jest zsynchronizowane z innymi rozwiązaniami giganta, które pomagają zadbać o produktywność nie tylko dla pracowników wielkich korporacji. Jest także dużym wsparciem dla osób prywatnych. Dla wielu osób jest to zwykła poczta. Wystarczy im wysłać jedynie wiadomość e-mail. Jednak dla użytkowników, którzy używają na co dzień, czegoś więcej niż przycisk „wyślij”, wówczas Gmail ma wiele do zaproponowania w celu organizowania swoich spraw. Funkcje w Gmail to temat bardzo często poruszany, ze względu na ich liczebność.
O nie! Nie chciałem tego wysłać, czyli jak cofnąć wysyłkę
Niewiele osób wie o tym, że po wysyłce maila masz możliwość przywrócić go do wersji roboczej. Wykonasz to w bardzo prosty sposób. Wysłałeś wiadomość na niewłaściwy adres? Zapomniałem o załączniku lub istotnym linku? Patrz szybko w lewy dolny róg ekranu. To właśnie tam pojawi się informacja z możliwością cofnięcia wysyłki maila. Domyślnie masz na to 5 sekund. Jednak w ustawieniach możesz wydłużyć czas na podjęcie decyzji nawet do 30 sekund. W ten sposób możesz uniknąć dodatkowej pracy przy ponownym wysłaniu maila z załącznikiem i wyjaśnieniami. Gorzej jeśli mail miałby być dostarczony do innej osoby i prowadzi do kompromitacji. Ta funkcja potrafi uratować!
Zobacz także: Gmail i Google Chat stają się jednością dla wszystkich
Wykorzystaj filtry
Na poczcie warto dbać o porządek. Pomogą w tym głównie etykiety i filtry. O ile etykiety znane są większości użytkowników, filtry już niekoniecznie. To rozwiązanie automatycznie kategoryzuje wiadomości na postawie wybranych przez Ciebie cech. Filtry znajdziesz w ustawieniach w menu „Filtry i zablokowane adresy”. Możesz wybierać między kilkoma zmiennymi, które mają Ci pomóc kategoryzować wiadomości – odbiorca, nadawca, temat, obecność lub brak czy nawet załącznik. Po utworzeniu takiego filtru możesz również wybrać, co Gmail ma zrobić z wiadomością spełniającą wybrane przez Ciebie kryteria – usunąć, oznaczyć gwiazdką, zastosować etykietę czy nie oznaczać jako ważne.
Kalendarz Google i Gmail to dobrzy koledzy
Boisz się, że zapomnisz o jakimś wydarzeniu? Nie musisz się martwić, część pracy zrobi za Ciebie Kalendarz Google. Opcja automatycznego przeszukiwania Gmaila będzie dodawać do Twojego kalendarza wszelkie rezerwacje czy wydarzenia, o których informację dostaniesz na maila. Możesz również sam dodawać spotkania do kalendarza z poziomu maila. Wystarczy, że klikniesz trzy kropki na belce nad wiadomością. Znajdziesz tam opcję „Utwórz wydarzenie”. W ten sposób otworzy Ci się okno spotkania, którego nazwą będzie temat maila, w treści znajdziesz tekst wiadomości, a wszyscy adresaci zostaną automatycznie zaproszeni na wydarzenie.
Zobacz także: Jak używać Kalendarza Google? Sztuczki pomogą organizować się sprawniej
Boisz się, że zapomnisz wysłać maila? Zaplanuj go
Nie chcesz wysyłać maila o zbyt późnej porze? Może powinieneś zrobić to za jakiś czas? Skorzystaj z opcji planowania wiadomości. Znajdziesz ją w rozwijanym przycisku obok „Wyślij”. Po kliknięciu „Zaplanuj wysłanie” wyświetli Ci się okno z proponowanymi terminami. Nie musisz się jednak do nich ograniczać – możesz również dostosować godzinę i datę wysyłki do swoich potrzeb. Funkcja przyda Ci się na pewno w podczas urlopu czy zaplanowanego wyjazdu.
Problemy z Internetem? Włącz tryb offline
Jedziesz w trasę i wiesz, że będziesz mieć problemy z Internetem? Nie musisz się tym już więcej przejmować, wystarczy, że zaczniesz korzystać z trybu offline. Znajdziesz go w „Ustawieniach” w sekcji „Offline”. Dzięki temu będziesz mógł spokojnie tworzyć wiadomości, które zostaną wysłane przy ponownym dostępie do sieci. Swobodnie przejrzysz również maile, które dotarły do Ciebie przed utratą połączenia z Internetem.
Funkcje w Gmail pozwalają korzystać z poczty elektronicznej wydajniej. Dzięki nim na pewno efekty Twojej pracy będą znacznie ciekawsze, a co za tym idzie, poświęcisz na nią znacznie mniej czasu – przy założeniu takiego samego efektu. Czasami można odnieść wrażenie, że funkcje w Gmail są niekończącym się tematem. Nawet jeśli poznasz ich sporo, wtedy pojawią się kolejne, które nie dadzą Ci spokoju.