Jeśli zastanawiasz się czasami, co jeszcze możesz zrobić, żeby dotrzymać terminów i ułatwić sobie realizację powierzonych zadań, to jesteś w dobrym miejscu. Przedstawiamy programy do pracy, które nie tylko pozwalają na lepsze zorganizowanie czasu, ale również odwalą za ciebie część powtarzalnych czynności.
Listy zadań: Microsoft To Do i Google Keep
Zacznijmy od czegoś bardzo prostego i znacznie ułatwiającego życie. Kiedyś byłem zdania, że proste listy zadań są mi niepotrzebne i stanowią przerost formy nad treścią. Moje podeście zmieniło się wraz z rosnącą liczbą obowiązków i koniecznością ustalania priorytetów. To trochę tak jak w tym słynnym powiedzeniu z branży IT: „Ludzie dzielą się na tych, którzy robią kopie zapasowe i tych, którzy będą je robili”.
Oprogramowania do tworzenia list nie brakuje, ale dwa rozwiązania są niezwykle popularne i sprawdzone przez dużą liczbę użytkowników: Microsoft To Do oraz Google Keep. Zakładając, że nie szukamy ogromnych kombajnów wielozadaniowych pokroju Evernote, skupmy uwagę na tych pewniakach.
Programy do pracy. Microsoft To Do: Lists, Tasks & Reminders
Swego czasu niezwykle popularny był Wunderlist. Microsoft nie chciał wymyślać koła na nowo i będąc na fali inwestowania w oprogramowanie zwiększające produktywność, wchłonął dzieło Christiana Rebera za około 100 mln dolarów. Projekt został przemianowany na Microsoft To Do, a nowa aplikacja zaoferowała odświeżony interfejs i dodatkowe funkcje.
W nowej wersji praktycznie wszystko możemy dostosować pod indywidualne preferencje. Postawiono na prostotę i elegancję oraz wsparcie przodujących systemów: Android, Windows, MacOS i iOS. Chyba nie trzeba dodawać, że za tym idzie także pełna synchronizacja na każdym urządzeniu.
Największą zaletą i siłą tego rozwiązania jest pełna współpraca z oprogramowaniem Microsoft Outlook i Microsoft 365. Zakładka „moje zadania” w kliencie poczty zaciąga dane z Microsoft To Do, a apka wyświetlająca listy widzi dane z poczty, np. „oflagowane wiadomości e-mail”. Po kliknięciu danej pozycji możemy z miejsca ustawić przypomnienie, dodać termin wykonania, wrzucić plik, napisać notatkę, czy ustawić powtórzenie. Widzimy też pogląd maila i przycisk do otwarcia wiadomości w kliencie poczty – zachodzi tutaj pełna symbioza.
W jednym scentralizowanym widoku zebrano więc wszystko o czym musimy wiedzieć, z uwzględnieniem zadań, które pojawiają się w innych aplikacjach i usługach platformy firmy z Redmond.
Lista najważniejszych funkcji:
- funkcja skupienia się na sugerowanych zadaniach w zakładce Mój dzień — spersonalizowany terminarz dzienny,
- szybkie udostępnianie list i zadań kilkoma kliknięciami,
- synchronizacja danych między programami Microsoft Outlook i Microsoft 365, a aplikacją To Do,
- podgląd i praca z listami niezależnie od miejsca, w którym się znajdujemy, na dowolnym urządzeniu,
- możliwość przyporządkowania listom kolorów, ustawiania jednokrotnych lub cyklicznych przypomnień, dodawanie notatek,
- dodawanie do zadań załączników o rozmiarze do 25 MB.
Aplikacja Microsoft To Do jest darmowa i dostępna dla poniższych systemów (kliknij by pobrać):
Programy do pracy: Google Keep
Choć rozwiązanie firmy Google ma wiele punktów stycznych i zbieżności z produktem Microsoftu, cechuje się jednak jeszcze większym naciskiem na prostotę.
Współdzielenie notatek i list jest zrealizowane w sposób bardzo intuicyjny i czytelny. Synchronizacja odbywa się w czasie rzeczywistym i możemy np. podglądać jak nasza druga połówka robi zakupy w sklepie i ile czasu zmarnowała szukając tortellini (zakładając, że odznacza kolejne pozycje jako zrobione).
Charakterystyczną cechą będzie nagrywanie wiadomości, które są potem przetwarzane na tekst. Będąc w podróży możemy nie mieć możliwości pisania, a podyktowanie czegoś, co potem będzie z automatu wyświetlane także w formie tekstowej, jest po prostu wygodne.
Przydatna jest również funkcja tworzenia notatek z przypomnieniem oparta na lokalizacji. Po dotarciu do określonego celu możemy zobaczyć np. listę zakupów czy plan spotkania.
Zadbano o łatwe sortowanie notatek. Wybierając przypisany wcześniej kolor notatki bądź inne parametry szybko odszukamy nagrania dźwiękowe, listy z obrazami czy udostępnione materiały.
Google przygotowało oficjalne rozszerzenie do przeglądarki desktopowej, które znajdziemy pod tym adresem. Dzięki niemu możemy jednym kliknięciem z poziomu przeglądarki zapisywać znalezione adresy stron, fragmenty tekstów, zdjęcia i grafiki.
Sama aplikacja jest darmowa i dostępna dla poniższych platform:
- Android
- Windows (w przeglądarce, brak desktopowego klienta)
- Apple App Store
- WearOS (wyszukaj z poziomu smartwatcha)
Programy do pracy: Breevy. Mały program z wielkimi możliwościami
Czy słyszałeś kiedyś o ekspanderach tekstu? Zapewne zetknąłeś się z niewielkim fragmentem ich możliwości korzystając z szablonów wiadomości w kliencie pocztowym. Po wybraniu konkretnego szablonu jak za skinięciem magicznej różdżki pojawiał się tekst, powtarzalny akapit czy stopka maila, której nie było sensu za każdym razem powielać ręcznie.
A co gdyby tak zastosować takie podejście globalnie do całego systemu, oprócz tekstu stosując także przekierowania do plików wykonywalnych, folderów czy stron internetowych, dodając do tego większą selektywność tego, co i kiedy będzie automatyzowane?
Breevy to ekspander, który pomaga pisać szybciej, umożliwiając skracanie długich słów i fraz. To duża oszczędność czasu, którą przedstawimy na przykładzie poniżej.
Pomyśl o tym, jak o tworzeniu skrótów. Zamiast wpisywania w przeglądarce, dokumencie tekstowym czy gdziekolwiek dłuższej frazy, np. swojego adresu email wystarczy, że wpiszesz z klawiatury zdefiniowaną wcześniej krótszą frazę.
Dla przykładu użyjmy eml, ale możesz ustawić cokolwiek, włącznie z symbolami specjalnymi (coś łatwego do zapamiętania i nie występującego w normalnym języku, ewentualnie poprzedzonego symbolem). Teraz za każdym razem, gdy wpiszesz eml, te trzy znaki zostaną zamienione na twój adres email, niezależnie gdzie i w którym miejscu je wpiszesz.
Zwróćmy uwagę ile czasu można w ten sposób zaoszczędzić, zwłaszcza jeśli w pracy korzystamy ze specjalistycznego języka! Zamiast pisać pełne łacińskie odpowiedniki (np. agr// zamiast Agaricus bisporus) czy przytaczać pełne oznaczenie normy ISO, wystarczy użyć skrótu.
W ten sam sposób możemy przechodzić na dowolną stronę internetową (przeglądarka nie musi być nawet wcześniej włączona) czy włączać dowolny program.
Co jeszcze potrafi Breevy?
- otwieranie skrótami dowolnych folderów,
- możliwość zaimportowania autokorekty słów (w tym całego pliku autokorekty Worda, co umożliwia korzystanie z korekty poza samym programem),
- funkcja include clipboard, dzięki czemu przy zamianie może zostać dodana także zawartość schowka,
- dodawanie symboli specjalnych (©), znaków w dowolnych językach,
- wstawianie aktualnej daty, w dowolnym formacie np. dd/mm/rrrr,
- zawiera gotową do wykorzystania bazę 13500 skrótów powszechnie używanych w medycynie oraz 6500 skrótów autokorekty.
Czy są jakieś wady? Program niestety na chwilę obecną jest płatny, choć z doświadczenia wiem, że często można go wyrwać w świetnej ofercie promocyjnej. Autor niniejszego tekstu nabył go za grosze w Humble Lifehacker Bundle.
Strona producenta znajduje się pod tym adresem.
Programy do pracy: Unreal Commander
Czym byłby dobry poradnik dotyczący zwiększania produktywności bez zamiennika eksploratora plików? Systemowy jest niestety bardzo ubogi jeśli chodzi o funkcje i wygodę pracy.
Co prawda mógłbym tutaj polecić szanowanego i obecnego na rynku od dawien dawna Total Commandera, ale tym razem chciałbym przedstawić coś mniejszego, co i tak spełni oczekiwania większości użytkowników.
Unreal Commander to program do zarządzania naszymi zasobami oferujący charakterystyczny dwu-panelowy interfejs oraz wszystkie podstawowe funkcjonalności. Znajdziemy więc tutaj masowe zmienianie nazw plików, zaawansowane wyszukiwanie, obsługę wielu archiwów plików czy operacje na danych w tle i ich kolejkowanie.
Poza powyższym otrzymujemy także wbudowanego klienta FTP, wsparcie dla dodatków WLX/WCX/WDX, obsługę funkcjonalności przeciągnij i upuść, trwałe usuwanie danych (wipe) i możliwość dostosowania programu do naszych preferencji przez zastosowanie stylów wizualnych. Zmienić możemy zarówno kolory dla typów plików, jak i czcionki dla różnych okien interfejsu.
Podsumowując, czasem możemy znaleźć fantastyczny kawałek oprogramowania zupełnie za darmo. Oficjalna strona Unreal Commandera znajduje się pod adresem x-diesel.com