Outlook jest bardzo znany dla wszystkich użytkowników maila. Możesz korzystać z wersji webowej oraz aplikacji na komputerze i smartfon. To naturalny wybór dla osób, które pracują na usługach z zakresu Microsoft 365. Wtedy Outlook współpracuje między innymi z Wordem, Excelem, PowerPointem oraz innymi rozwiązaniami. Wszystko idealnie ze sobą współgra. Outlook nie zwalnia tempa i jest rozwijany przez cały czas. Dlatego można w nim znaleźć, co jakiś czas nowe opcje oraz wtyczki. Bardzo często korzystając z ich dobrodziejstwa, możesz zaoszczędzić dużo czasu. Sprawdź, które funkcje w Outlook mogą Ci się przydać.
Organizuj wiadomości na jeden temat w konwersacje
Przeszukiwanie całej poczty pod kątem maili na określony temat bywa męczące. Szczególnie gdy ustalenia ciągną się od kilku tygodni czy nawet miesięcy. Z pomocą przychodzą Ci jednak przydatne funkcje w Outlook. Możesz jednak skorzystać z opcji „Pokaż jako konwersacje”. W ten sposób wiadomości na jeden temat wraz z wszelkimi odpowiedziami będą wyświetlane jako jeden wątek pod jednym mailem. Wystarczy, że na niego klikniesz, a rozwiną Ci się wszystkie wiadomości.
Pobierz Outlook z Google Play.
Korzystaj z przypomnień i zadań do wykonania
Musisz wysłać ważną odpowiedź albo załącznik o określonej godzinie i boisz się, że zapomnisz? Możesz wtedy ustawić zadanie do wykonania, które będzie przypominać o jego monitorowaniu. Opcję tą znajdziesz w narzędziach głównych pod nazwą „Flaga monitorująca”. Funkcja ta pozwala ustawić przypomnienie na wybrany przez Ciebie dzień i godzinę oraz czas trwania zadania. Ustawisz nawet czynność, jaką należy wykonać z daną wiadomością. Po wykonaniu zadanie można oznaczyć jako zrobione.
Zobacz także: Outlook z nową funkcją – pisanie wiadomości będzie prostsze
Pomyliłeś się? Zawsze możesz odwołać wiadomość
Wysłałeś zły załącznik lub pomyliłeś adresata? Nie przejmuj się, zawsze możesz odwołać swoją wiadomość. Wystarczy, że otworzysz danego maila w osobnym oknie i wybierzesz menu „Plik”. Jedną z dostępnych tam opcji jest „Wyślij ponownie lub odwołaj”. Po jej wybraniu cofniesz wysyłanie wiadomości. Zanim jednak to nastąpi, pojawi Ci się okno dialogowe. Możesz w nim wybrać, czy dana wiadomość ma być jedynie usunięta, czy może chcesz dodatkowo zastąpić ją inną wiadomością. Jeśli zechcesz, Outlook powiadomi Cię nawet o każdym pomyślnym bądź niepomyślnym odwołaniu wiadomości dla każdego adresata. Musisz jednak pamiętać, że cofnięcie wysłania wiadomości jest możliwe jedynie dla adresatów, którzy tego maila nie przeczytali.
Zobacz także: Microsoft testuje integrację poczty Gmail z Outlookiem
Tworzysz powtarzalne maile? Korzystaj z szybkich części
Jeśli konstruujesz po kilka takich samych lub podobnych maili, wcale nie musisz za każdym razem tworzyć do nowa całej wiadomości. Możesz skorzystać z opcji „Szybkie części”. Znajdziesz ją w menu „Wstawianie”. Wystarczy, że zapiszesz powtarzające się w Twoich mailach fragmenty, a przy każdej kolejnej wiadomości będziesz je szybko wstawiać. Wtedy wystarczy, że ustawisz kursor myszy w miejscu, gdzie chcesz umieścić tekst, a następnie z funkcji „Szybkie części” wybierzesz „Autotekst”, a następnie potrzebny Ci fragment.
Warto też popracować nad podpisem wiadomości mailowych — to przecież wizytówka i nadawcy, i firmy, którą reprezentuje. Sprawdźcie, jak przygotować stopkę w aplikacji Microsoft Outlook.
Masz bałagan w wiadomościach? Utwórz reguły
Na Twoją skrzynkę dociera sporo wiadomości każdego dnia? Ręczne sortowanie jest męczące i długotrwałe, więc ciężko się za to zabrać. Outlook może to zrobić za Ciebie. Wystarczy, że utworzysz odpowiednie Reguły. Znajdziesz je w „Narzędziach głównych” obok „Szybkich kroków”. W ten sposób utworzysz filtry, których zadaniem będzie przekierowywanie wiadomości do odpowiednich folderów. Tworząc regułę, możesz wybrać warunki, jakie ma spełniać wiadomość oraz czynności, która ma być wykonana z mailem spełniającym warunki. Opcji wyboru jest mnóstwo, szczególnie gdy zajrzysz w opcje zaawansowane. Dzięki kilku prostym regułom z łatwością utrzymasz porządek na swojej prywatnej lub służbowej poczcie.
Zobacz także: Atak na Microsoft Outlook – dane użytkowników zagrożone
Funkcje w Outlook ułatwiają codzienną pracę. Wiele z nich pozwala na automatyzowanie monotonnych procesów. Temat jest bardzo szeroki, dlatego musisz dobrze przemyśleć i określić swoje oczekiwania, na czym Ci najbardziej zależy. W ten sposób funkcje w Outlooku będą działać w najlepsze, a co za tym idzie spełniać również Twoje oczekiwania i wymagania.
Zdjęcie główne: Obraz Esa Riutta z Pixabay