W dobie pracy zdalnej coraz więcej firm decyduje się na narzędzia powiązane z chmurami online. Google wychodzi naprzeciw tym potrzebom, oferując pakiety Google Workspace. Kiedy już zdecydujesz się na ich rozwiązanie, musisz jeszcze wybrać opcję odpowiedni dla siebie. Opcji jest kilka, dlatego warto je wszystkie dokładnie przeanalizować. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnych opłat czy sytuacji, w której okaże się, że niezbędna dla Ciebie opcja jest niedostępna.
Dostępne pakiety Google Workspace
Cztery podstawowe warianty Workspace obejmują: Business Starter, Business Standard, Business Plus oraz Enterprise, w ramach którego można wyróżnić opcję Standard oraz Plus. Wersje Business przeznaczone są dla firm zatrudniających mniej niż 300 pracowników. Opcja Enterprise natomiast dla większych przedsiębiorstw (zatrudniających 300 i więcej pracowników). W jej wypadku, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat cennika, musisz skontaktować się z przedstawicielem Google. Opcja Starter kosztuje 20,70 zł za użytkownika, Standard – 41,40 zł, natomiast Plus – 62,10 zł.
Podobieństwa i różnice pakietów Business
Bez względu na to, jaką opcję wybierzesz, dotrzymasz dostęp do konta Gmail w firmowej domenie, kalendarza, aplikacji biurowych (Docs, Sheets, Slides, Forms, Keep), Google Meet i Google Chat do utrzymywania kontaktu ze współpracownikami oraz Dysku. Workspace to również panel administracyjny do kontroli bezpieczeństwa oraz zarządzania kontami użytkowników. Różnice występują jednak w funkcjonalności wymienionych narzędzi, więc warto je przeanalizować.
Najważniejszą cechę stanowi dostępna przestrzeń na Dysku Google. W opcji Starter na każdego z użytkowników przypada 30 GB, w wersji Standard – 2 TB, natomiast w wersji Plus – 5 TB. Jeśli zabraknie Ci miejsca, możesz zawsze dokupić pojemność dysku lub przejść na wyższy pakiet. W przypadku pracy zdalnej bardzo przydatne są również Dyski Współdzielone. Wystarczy, że wrzucisz coś na ten dysk, a jego użytkownicy będą już mieć do tego dostęp. Dodatkowe udostępnianie nie będzie Ci już potrzebne. Opcja ta dostępna jest jednak od pakietu Standard. Przeszukiwanie danych użytkownikom wersji Standard i Plus ułatwia dodatkowo opcja Cloud Search, która działa wewnątrz domeny Workspace.
Zobacz także: Co to Google Workspace? Czego oczekiwać po nowej ofercie?
Ważną częścią pracy zdalnej są wideokonferencje. Rodzaj pakietu Workspace ma również wpływ na ilość uczestniczących w nich osób. Opcja Standard pozwala na uczestnictwo maksymalnie 100 osób, Standard – 150, natomiast Plus – 250. Wygodą opcję stanowi również nagrywanie spotkań. Jeśli kogoś danego dnia zabranie, może on całość obejrzeć później. Nagrywanie spotkań i ich dodawanie do dedykowanego folderu jest jedna dostępne dla pakietu Standard lub wyższego.
Google stawia również na bezpieczeństwo. Właśnie dlatego już pakiety Starter i Standard oferują możliwość wymuszenia dwuetapowej weryfikacji czy konfigurację zasad udostępniania opartą o wewnętrzną strukturę grup w organizacji. To również podstawowe zarządzanie punktami dostępu oraz zaawansowany program ochrony. Wersja Plus zapewnia dodatkowo usługę Google Vault. Umożliwia ona archiwizowanie, korespondencji, plików i innych danych z kont użytkowników na zasadach określonych przez administratora. Plus to również zaawansowane zarządzanie punktami dostępu.
Zobacz także: GSuite nie żyje, niech żyje Google Workspace, czyli kolejne zmiany u giganta
Czym wyróżnia się pakiet Enterprise?
Duże firmy mają zupełnie inne potrzeby, niż mniejsze organizacje, w związku z tym pakiet Enterprise rozszerzony jest o dodatkowe funkcje. Jeśli chodzi o kontrolę bezpieczeństwa, Enterprise oferuje dodatkowo system zarządzania utratą danych, centrum bezpieczeństwa, Cloud Identity Premium, Szyfrowanie S/MIME czy kontekstowe przyznawanie dostępów. Dodatkowo użytkownicy zyskują dostęp do nieograniczonej przestrzeni na Dysku Google i nie muszą martwić się, że zabraknie im miejsca na służbowe pliki.
Firmy korzystające z pakietu Enterprise mogą również wybrać region przechowywania danych. Reguły dotyczące regionów obejmują podstawowa dane w spoczynku dla Dysku, Kalendarza, aplikacji biurowych, Chatu, Meeta, Gmaila, nowej wersji Witryn oraz Vault. Mogą także tworzyć aplikacje bez znajomości języków programowania w AppSheet. Kolejną dodatkową opcję stanowią transmisje w Google Meet. Z ich wykorzystaniem tylko organizator może nadawać obraz i dźwięk, a reszta uczestników pozostaje jedynie biernymi widzami.
Zobacz także: Google Workspace (G Suite) czy Microsoft 365 – co jest lepsze dla firmy?
Wybierając odpowiedni pakiet Workspace musisz pamiętać o tym, że najważniejsze jest pełne wykorzystywanie usług. Dzięki temu nie będziesz musiał inwestować w żadne dodatkowe narzędzia, a wydane pieniądze zwrócą się o wiele szybciej. Stawiaj więc na opcje, które będziesz w stanie wykorzystać w 100%.